الرئيسية مقالات في الادارة

الإدارة الفعالة للاجتماعات

عقد الاجتماعات هو حدث متكرر في أي مؤسسة، فالاجتماع هو مؤتمر صغير يضم عدد من المديرين أو المشرفين بالمؤسسة يلتقوا بهدف مناقشة قضايا معينة تتعلق بالعمل في المؤسسة وغالباً ما ينتهي الاجتماع بقرارات جماعية. عقد الاجتماع له جانبان، الجانب الأول: يتعلق بتكلفة الاجتماع والجانب الثاني: يتعلق بالعائد. يظهر جانب التكلفة في حضور الأشخاص المشاركين في الاجتماع، هؤلاء الأشخاص يتركوا أعمالهم فترة عقد الاجتماع ومن ثم فان الساعات التي يقضونها في الاجتماع تمثل تكلفة تتحملها المؤسسة، وتتحدد هذه التكلفة بجمع متوسط أجر الفرد في الساعة للأشخاص المشاركين في الاجتماع مضروباً في عدد الحضور مضروباً في مدة الاجتماع. فمثلاً عندما يجتمع فريق من عشرة أعضاء بمتوسط 50 ريال للفرد في الساعة ولمدة ساعتين فان التكلفة العامة للاجتماع تكون 1000 ريال . هذا بالإضافة إلى التكلفة المتعلقة بمكان وترتيبات عقد الاجتماع. الجانب الثاني يتعلق بتحقيق أقصى عائد ممكن من الاجتماع، هذا العائد يتمثل في جودة القرارات والحلول والمقترحات التي يتم التوصل إليها.

إن الفاعلية في عقد الاجتماعات تعنى تحقيق هذه الاجتماعات للأهداف المطلوبة منها، وهذا يتطلب ما يلي:

أولا: التخطيط للاجتماع: الاجتماع ينجح قبل أن يعقد عندما يخطط له بشكل جيد. وتعتبر أجندة الاجتماع هي أهم أداة للتخطيط، فالأجندة هي بمثابة خارطة السير للاجتماع. يتم إعداد وتوزيع الأجندة على الأفراد المشاركين قبل عقد الاجتماع. الأجندة الجيدة تتيح للأعضاء فرصة التجهيز والاستعداد للاجتماع. وضع أجندة جيدة يتطلب: البدء بالقضايا الأكثر أهمية، تقدير الوقت المستغرق في مناقشة كل فقرة من فقرات الأجندة ، تحديد اسم الشخص المسؤول في كل مسألة في الأجندة ، تحديد توقيت بداية ونهاية الاجتماع.

ثانياً: ترتيبات المكان الذي يعقد فيه الاجتماع: لضمان مستوى مرتفع من التفاعل بين المشاركين في الاجتماع من المفضل وضع المقاعد في شكل نصف دائرة، وذلك لأن وضع المقاعد على شكل صف في مواجهة رئيس الاجتماع يجعل التركيز بالكامل على شخص الرئيس ويشعر المشاركين بأن أراءهم ثانوية وأن الرأي الأخير لرئيس الاجتماع. يجب الحرص على جلوس الأشخاص الذين يتسموا بالخجل بجوار أشخاص يدفعونهم للحديث معهم، وكذلك الجمع بين أشخاص من أقسام مختلفة كي تتاح لهم فرصة التعرف على بعضهم البعض، والحرص على جلوس أصحاب الأداء الضعيف بعيداً عن أصحاب الأداء الممتاز حتى لا يحصل تعتيم للأشخاص ذوى الأداء الضعيف.

ثالثاً: ادارة الاجتماع: أثناء عقد الاجتماع يجب الحرص على عدم تضييع وقت الاجتماع بالسماح بخروجه من الإطار الذي تم تحديده في الأجندة، وفى نفس الوقت قد ترد أفكار أو مقترحات غير مرتبطة بشكل مباشر بالموضوعات المطروحة للنقاش، في هذه الحالة يتم تكليف سكرتير الاجتماع بتسجيل كافة الاقتراحات والمواضيع ذات الصلة، ثم يتم توزيع هذه المواد مستقبلاً في شكل مذكرة بحيث يتسنى لكل عضو التفكير بشأنها. أيضا يجب الحرص على تجنب الأحاديث المطولة حتى لا يتشتت انتباه وتركيز المشاركين، والدخول مباشرة في مناقشة الموضوعات المطروحة، والتنبيه على الحاضرين بتجنب الأحاديث الجانبية، كما يجب الإلقاء بشكل واضح واستخدام الإشارات والإيماءات الجسدية وتوزيع النظرات بالشكل الذي يشجع الجميع على المشاركة. ومن المفيد أيضا إعطاء استراحة قصيرة خاصة في حالة ازدحام أجندة الاجتماع بالكثير من الموضوعات، وكذلك وضع نهاية فعالة للاجتماع من خلال التأكيد على القرارات التي يتم التوصل إليها، ومن خلال إعادة طرح صيغ هذه القرارات على المشاركين، وعرض القرارات المعلقة إلى يتم التوصل إلى رؤية واضحة بشأنها.

عقد الاجتماعات نشاط لن يتوقف في كل المؤسسات ولكن عقد اجتماعات فعالة هو نشاط قاصر على المؤسسات التي تدرك أن عقد الاجتماعات هي وسيلة وليست غاية.

قد يعجبك أيضًا
«واحد » برنامج تدريبي «وصلحه..!!»
مشروع للتقبيل..!
حديث مدير جامعة شقراء..!

أكتب تعليق

تعليقك*

اسمك *
موقعك الإلكتروني

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

الادارةالمديرالموارد البشريةالنجاحترويج و اعلانتسويقريادة أعمالعمل المرأة